Hai bisogno di uno strumento di file sharing? Scopri come scegliere quello giusto per te!
La condivisione di file è un’attività comune di qualunque azienda moderna, piccola o grande che sia, e con l’aumento del lavoro da remoto le organizzazioni devono trovare un modo per condividere file sempre più grandi in modo sicuro e veloce.
Attualmente, la tendenza è quella di condividere file tramite un’applicazione, per cui è fondamentale fare qualche ricerca e trovare il servizio più adatto e più sicuro per le nostre necessità. Continua a leggere per sapere come scegliere il metodo di file sharing che fa al caso tuo.
Cos’è la condivisione file sicura
Condividere un file significa renderlo disponibile in una rete informatica affinché altre persone che non hanno accesso alla posizione originale possano visualizzarlo o modificarlo. I permessi di accesso ai file sono una parte importante della strategia di sicurezza delle aziende e consigliamo sempre di adottare un approccio di tipo “meno privilegi possibili” e zero trust.
Rischi e vantaggi della condivisione di file
Condividere file è necessario alle organizzazioni di tutte le dimensioni, dalla multinazionale farmaceutica con team delocalizzati in tutto il mondo al negozietto di articoli per bambini che vuole condividere l’elenco di regali con i clienti. Per questo motivo, anche il file sharing rientra nel mirino dei cybercriminali ed è importante conoscere i rischi e i pericoli da cui bisogna difendersi.
Rischi
• Esposizione di dati sensibili: uno dei maggiori rischi della condivisione di file è la divulgazione non voluta di dati personali, commessa per errore o a causa di un cyberattacco. Se i dipendenti di un’azienda non hanno ricevuto la formazione necessaria in cybersicurezza e non ci sono delle norme chiare da seguire, il rischio di un data breach è molto alto e le conseguenze possono essere molto pesanti per tutte le parti coinvolte.
• Cyberattacchi: alcuni servizi di file sharing richiedono l’impostazione di una regola di esclusione nel firewall per permettere l’invio e la ricezione di file. Questa funzionalità, se viene gestita male, può esporre il computer a intrusioni e infezioni di malware.
• Download di virus: un buon modo per diffondere un malware, ad esempio un trojan, in una rete aziendale è impiantarlo in un file che verrà condiviso in rete. Immagina i danni che può fare un PDF con uno script dannoso se viene condiviso tra tutti i dipendenti di un’impresa o, ancora peggio, con i suoi clienti.
Vantaggi
• Maggiore efficienza: quando ci abituiamo a una tecnologia, tendiamo a dimenticarne i vantaggi. Provate a pensare a come sarebbe oggi la collaborazione tra varie persone per creare un catalogo che deve essere approvato dai team di marketing, legale, CEO e via dicendo, ma senza avere a disposizione un servizio di file sharing.
• Centralizzare i file per sincronizzare le informazioni: invece di avere mille versioni diverse, la condivisione di file consente a più persone di utilizzare lo stesso identico file e poter fare riferimento a una versione comune e sempre aggiornata.
• Protezione dalla perdita di dati: la maggior parte dei servizi di condivisione consente di aggiornare, sincronizzare e fare copie di backup dei dati in tempo reale, mitigando al massimo l’impatto di un eventuale incidente informatico o di cybersicurezza.
Vantaggi: maggiore efficienza, sincronizzazione e protezione dalla perdita di dati.
Metodi di condivisione di file
Iniziamo esaminando i metodi più comuni condividere file con altre persone. Per ognuno di essi vedremo quali sono le caratteristiche principali, il caso di utilizzo ideale e un paio di nomi di aziende che offrono quel tipo di servizio.
File Transfer Protocol (FTP)
È il più antico sistema di file sharing del mondo. FTP è un protocollo di rete che consente di inviare e ricevere file tra due computer, uno dei quali deve fare da server. Normalmente, gli utenti accedono ai file connettendosi al server FTP tramite autenticazione con nome utente e password.
Ideale per: file di grandi dimensioni o formati particolari
Programmi: Cyberduck, Firefox
Peer-to-Peer (P2P)
La condivisione di file peer to peer è stata sulla cresta dell’onda per molti anni ed è ancora molto utilizzata perché consente di condividere i file senza ospitarli su un server centrale e senza utilizzare il browser. Gli utenti di queste reti sono detti peer (perché hanno tutti lo stesso livello gerarchico) e agiscono come nodi della rete.
Ad esempio, i programmi di condivisione di file che utilizzano i torrent consentono di scaricare un film prendendone i dati da diversi peer connessi. In questo modo, si crea un sistema decentralizzato e i file sono praticamente sempre disponibili.
Ideale per: condivisione di file tra piccoli gruppi di persone; condivisione di file multimediali come foto, ebook o film
Programmi: client di Torrent e servizi di messaggistica istantanea come Skype
Servizi cloud
I file vengono archiviati in una directory online. Quando un utente carica un file, il sistema genera un URL unico, che poi l’utente può condividere con altre persone dando loro l’accesso al file sulla piattaforma (con i vari privilegi di accesso disponibili).
Ideale per: condivisione rapida e backup di dati
Programmi: Dropbox, OneDrive, iCloud
Non siamo abituati a considerarlo un servizio di file sharing, ma lo è. Di fatto, probabilmente è ancora la modalità più utilizzata al mondo, perché sono aumentati sia i limiti di dimensioni sia la velocità di upload della fibra ottica. Ormai è possibile trasferire file di piccole dimensioni a molte persone semplicemente inviando un’email collettiva e con il grosso vantaggio di poter tracciare le comunicazioni relative al file condiviso.
Ideale per: file piccoli, condivisione unidirezionale
Programmi: Gmail, Outlook, Yahoo Mail
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Dispositivi di archiviazione rimovibili
Un altro modo semplicissimo per condividere file è salvarli su un supporto esterno, come un hard disk o una chiavetta USB. Nonostante esistano molti metodi di condivisione online, è una buona idea avere sempre a disposizione una memoria USB per salvare e condividere qualche file particolare.
Ideale per: file molto grandi, dati sensibili
Programmi: chiavette USB, hard disk portatili, CD/DVD
Come scegliere il servizio giusto
Una volta trovato il metodo di condivisione di file più adatto alle tue necessità, dovrai scegliere un prodotto in particolare. Dato che le opzioni disponibili sono tantissime, è utile stilare un elenco iniziale delle caratteristiche che ritieni importanti per filtrare più rapidamente i servizi. Ecco alcuni aspetti da tenere presente quando devi scegliere un servizio di file sharing:
• Sicurezza. Il livello richiesto dipenderà dall’utilizzo che farai e dai dati che devi condividere. Pensa che un prodotto davvero sicuro potrebbe essere più caro e quindi vale la pena investirci se hai realmente bisogno di quel pizzico di sicurezza in più. Ti consigliamo di dedicare abbastanza tempo a questo aspetto.
• Compatibilità. Prima di scegliere un servizio devi avere chiaro quali dispositivi e sistemi operativi vuoi utilizzare, in modo che lo strumento sia compatibile con tutti.
• Restrizioni. Pensa a come utilizzerai il servizio. Molti hanno un limite di capacità di archiviazione e alcuni restringono anche il numero di invii/condivisioni.
Aspetti per scegliere il servizio giusto: sicurezza, compatibilità e restrizioni.
I 13 servizi di file sharing migliori del momento
Come abbiamo visto, la scelta dipende dalle necessità specifiche di ciascun utente. Qui, ti presentiamo la nostra selezione dei migliori strumenti di condivisione file disponibili attualmente sul mercato.
1. Box
Box è un servizio di condivisione basato sul cloud e dedicato a imprese e organizzazioni. Consente di centralizzare i dati e collaborare da remoto. Gli utenti possono invitarne altri, modificare file condivisi, impostare diritti di accesso e così via. Uno dei vantaggi di Box è la granularità delle licenze: offre diversi piani che si adattano in modo più specifico a diversi profili di utente.
Pro: semplice integrazione nei sistemi di sicurezza esistenti, gestione delle chiavi di crittografia, controlli avanzati
Contro: i piani più economici hanno funzionalità limitate
2. Dropbox
Dropbox non ha bisogno di presentazioni, ma per chi non lo conoscesse in modo approfondito ricordiamo che offre archiviazione online, sincronizzazione dei file e soluzioni cloud per privati e aziende. Il piano Basic offre 2 GB di spazio di archiviazione gratuito, mentre i piani a pagamento offrono fino a 1 TB di spazio.
Pro: crittografia automatica, condivisione con persone che non hanno un account Dropbox
Contro: il piano gratuito è molto limitato
3. Egnyte
È una soluzione ibrida tra cloud e archiviazione locale, pensata per le aziende piuttosto che per i privati. Dispone di funzionalità di sicurezza avanzate per la condivisione di file al di fuori dell’organizzazione. I file vengo trasferiti tramite Advanced Encryption Standard (AES), un protocollo che protegge i dati rendendoli inutilizzabili in caso di data breach.
Pro: sincronizzazione automatica delle modifiche tra tutte le copie, copie di backup automatiche, standard di sicurezza e crittografia avanzati.
Contro: più complesso da usare rispetto ad altri servizi
4. Google Drive
Un altro nome che non ha bisogno di presentazioni. Il buono dei servizi famosi come Drive è che garantiscono un altissimo livello di sicurezza anche agli account gratuiti, sfruttando le risorse tecnologiche di tutto l’ecosistema Google. Drive consente agli utenti di archiviare e sincronizzare file online su tutti i dispositivi e sistemi operativi e offre una suite di strumenti di collaborazione basati su browser (Documenti, Presentazioni e Fogli Google). I dati vengono criptati con il protocollo TLS, lo stesso che protegge la comunicazione sui siti web.
Pro: interfaccia intuitiva, 15 GB di spazio per i nuovi utenti
Contro: è necessario un Account Google per accedere alle funzionalità di collaborazione
5. iCloud Drive
È il servizio per i sistemi Apple ed è preinstallato su tutti i Mac e dispositivi iOS in modo da sincronizzare automaticamente i file.
Pro: integrazione perfetta tra tutti i prodotti Apple e iCloud
Contro: non compatibile con Windows, assistenza limitata per gli utenti di livello aziendale
6. MediaFire
MediaFire ha iniziato come una piccola realtà e piano piano si è espansa fino a occupare un posto di rilievo nel panorama dei servizi di file sharing. L’utente ideale di questo marchio è una persona che cerca una soluzione facile da usare, senza tante funzionalità aggiuntive ma anche senza troppe pretese.
Pro: larghezza di banda illimitata, download rapido per file molto grandi
Contro: funzioni di collaborazione limitate, piano gratuito con annunci pubblicitari
7. Microsoft OneDrive
Il competitor diretto di Google e degli altri grandi player del settore. È necessario un account Microsoft per utilizzare il servizio, con un massimo di 5 GB gratuiti. È l’opzione più semplice per chi usa già un computer Windows o Office 365.
Pro: integrazione perfetta con la suite Office
Contro: non è compatibile con macOS
8. SecureDocs
SecureDocs offre un metodo di condivisione file sicuro alle organizzazioni che gestiscono fusioni e acquisizioni. Anche SecureDocs prevede una tariffa mensile e consente la collaborazione sulla piattaforma senza limiti del numero di utenti.
Pro: tariffa flat, numero di account utente illimitato
Contro: queconfigurazione delle autorizzazioni un po’ complicata
9. SugarSync
È una piattaforma di condivisione file sul cloud compatibile sia con sistemi Windows che Mac. Come Egnyte, anche SugarSync dispone della crittografia dei dati tramite AES. Gli utenti possono condividere i file con persone che non hanno un account e stabilire il livello di accesso dei destinatari. La condivisione esterna è molto utile per le aziende che voglio condividere file con i clienti e altri destinatari esterni e funziona tramite link pubblici.
Pro: i dati sensibili possono essere eliminati da remoto dai dispositivi in caso di data breach e il recupero dei file è molto facile
Contro: offre solo piani a pagamento
10. WeTransfer
È uno dei servizi di file sharing più semplici e intuitivi che ci siano e non richiede nessuna iscrizione per essere utilizzato. WeTransfer consente di condividere uno più file tramite un link personalizzato. Se crei un account a pagamento, hai diritto a funzionalità avanzate come la creazione di link per il download protetti d password e un limite di 20 GB per i file rispetto a quello standard di 2 GB per l’utilizzo gratuito.
Pro: facile trasferimento di file occasionale, non è necessario creare un account
Contro: mancano funzionalità di sicurezza
11. Resilio
Resilio utilizza il protocollo di trasferimento file di BitTorrent basato su reti P2P e ha tempi di trasferimento notevolmente più corti. L’utilizzo del P2P invece di un servizio cloud consente di condividere i file in tempo reale tra due dispositivi finché sono entrambi online. Inoltre, il protocollo di BitTorrent semplifica la condivisione dei file di grandi dimensioni. Infine, Resilio offre una buona scelta di piani a pagamento unico, senza limiti di archiviazione.
Pro: condivisione file avanzata tramite BitTorrent, ideale per la condivisione di file di grandi dimensioni
Contro: file sharing solo per utenti a pagamento
12. Tresorit
Questo servizio si distingue dalla concorrenza perché offre funzionalità avanzate in modo completamente gratuito. Ha varie funzioni di sicurezza come la crittografia end-to-end, conformità al GDPR e protezione con password. Inoltre, gli utenti possono condividere fino a 5 GB di dati, un volume nettamente superiore agli account gratuiti degli altri servizi (ma inferiore rispetto a quelli a pagamento).
Pro: più controllo sui file dopo la condivisione, strumenti di sicurezza potenti e affidabili
Contro: limite massimo 5 GB
13. pCloud
È una piattaforma cloud protetta con crittografia end-to-end per tutti i backup di file. Non prevede limiti di dimensioni e supporta molti dispositivi diversi, tra cui Android, Linux, iOS e Windows, il che la rende una soluzione ideale per le organizzazioni in cui collaborano utenti con sistemi e necessità diverse.
Pro: compatibile con molti dispositivi
Contro: la crittografia richiede un costo aggiuntivo
Conclusioni
I dati sono una delle risorse più importanti e delicate sia per le aziende che per i privati. Per questo motivo, la protezione dei dati efficace significa anche trovare un metodo sicuro per condividere, sincronizzare e salvare i dati personali e quelli necessari per il funzionamento quotidiano dell’azienda.
Come abbiamo visto, alcuni servizi sono più sicuri di altri, ma la soluzione ideale è abbinarli a un antivirus leggero e potente su tutti i dispositivi che usi per condividere file. In questo modo sarà davvero possibile approfittare di tutti i vantaggi del file sharing e senza mettere a rischio il proprio sistema informatico.
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Buona navigazione e buona condivisione sicura!